Asistente Chatbot

¿Qué es el Asistente?

El Asistente IA es un chatbot integrado que te ayuda a usar el sistema de manera más eficiente. Responde preguntas sobre funcionalidades, procesos y te guía paso a paso.


Cómo Usar el Chatbot

Acceder al Asistente

  1. Busca el botón "Asistente IA" en la esquina superior derecha

  2. Haz clic para abrir el chat flotante

  3. Escribe tu pregunta en el campo de texto

  4. Presiona Enter o haz clic en "Enviar"

  5. Recibe respuesta instantánea

Interfaz del Chat

  • Área de conversación - Historial de mensajes

  • Campo de texto - Donde escribes tus preguntas

  • Botón limpiar - Borra el historial

  • Cerrar chat - Oculta la ventana


Tipos de Preguntas

Preguntas sobre Navegación

  • "¿Cómo accedo a empleados?"

  • "¿Dónde están los reportes?"

  • "¿Cómo voy al dashboard?"

  • "¿Donde encuentro las facturas?"

Preguntas sobre Procesos

  • "¿Cómo agregar un empleado?"

  • "¿Cómo crear una cotización?"

  • "¿Cómo registrar un pago?"

  • "¿Cómo generar nómina?"

Preguntas Específicas

  • "¿Qué es el stock mínimo?"

  • "¿Cómo calculo las vacaciones?"

  • "¿Qué hacer si una factura está vencida?"

  • "¿Cómo aprobar solicitudes?"


Ejemplos de Uso

Ejemplo 1: Gestión de Empleados

Usuario: "¿Cómo agregar un empleado?"

Asistente: Para agregar un empleado:
1. Ve a Dashboard → Empleados
2. Haz clic en "Agregar Empleado"
3. Completa todos los campos requeridos:
   - Cédula (debe ser única)
   - Nombre completo
   - Posición
   - Departamento
   - Salario
   - Fecha de inicio
   - Estado (Activo/Inactivo)
4. Haz clic en "Guardar"
5. Verás una confirmación de éxito

Ejemplo 2: Facturación

Usuario: "¿Cómo crear una factura?"

Asistente: Para crear una factura:
1. Ve a Dashboard → Facturas
2. Haz clic en "Nueva Factura"
3. Completa los datos del cliente
4. Agrega los productos/servicios
5. Revisa los cálculos de IVA
6. Haz clic en "Emitir Factura"

¿Necesitas ayuda con algún paso específico?

Ejemplo 3: Reportes

Usuario: "¿Dónde veo los reportes?"

Asistente: Los reportes están en:
- Navegación: Dashboard → Reportes
- URL: /dashboard/reports

Desde ahí puedes generar:
Reportes financieros
Reportes de personal  
Estado de proyectos
Control de inventario

¿Qué tipo de reporte necesitas generar?

Temas que Cubre el Asistente

Módulos del Sistema

  • Dashboard - Panel principal

  • Empleados - Gestión de personal

  • Nómina - Planillas y pagos

  • Vacaciones - Solicitudes y aprobaciones

  • Inventario - Control de stock

  • Proyectos - Gestión de trabajos

  • Cotizaciones - Presupuestos

  • Facturas - Control de cobros

  • Reportes - Analytics

Procesos Comunes

  • Agregar/crear registros

  • Editar información

  • Buscar y filtrar datos

  • Generar documentos

  • Consultar reportes

  • Configuraciones

  • Permisos y accesos

Solución de Problemas

  • Errores de validación

  • Datos no encontrados

  • Problemas de guardado

  • Generación de PDFs

  • Permisos insuficientes


Funciones Especiales

Búsqueda Inteligente

El chatbot reconoce variaciones de preguntas:

  • "¿Cómo crear empleado?" = "¿Cómo agregar empleado?"

  • "¿Dónde está inventario?" = "¿Cómo acceder a inventario?"

  • "¿Generar reporte?" = "¿Cómo crear reporte?"

Palabras Clave

El sistema reconoce estas palabras importantes:

  • crear, agregar, nuevo → Procesos de creación

  • donde, acceder, ir → Navegación

  • como, pasos, proceso → Instrucciones

  • problema, error, no funciona → Solución de problemas

Respuestas Contextuales

  • Proporciona pasos detallados

  • Incluye validaciones importantes

  • Sugiere mejores prácticas

  • Ofrece alternativas cuando es relevante


Consejos para Usar el Chatbot

Hacer Preguntas Efectivas

  • Sé específico: "¿Cómo crear cotización?" mejor que "¿Cómo hacer ventas?"

  • Usa palabras clave: "agregar", "crear", "donde", "como"

  • Una pregunta a la vez: Evita preguntas múltiples

  • Incluye contexto: "¿Cómo aprobar vacaciones?" vs "¿Cómo aprobar?"

Ejemplos de Buenas Preguntas

  • "¿Cómo registrar un pago de factura?"

  • "¿Dónde veo el saldo de vacaciones?"

  • "¿Cómo configurar stock mínimo?"

  • "¿Qué hacer si olvido mi contraseña?"

Ejemplos de Preguntas Mejorables

  • "No funciona""¿Cómo solucionar error de login?"

  • "¿Dónde?""¿Dónde veo los empleados?"

  • "Ayuda""¿Cómo crear un proyecto?"


Limitaciones y Alcance

Lo que SÍ puede hacer el Chatbot

  • Explicar procesos paso a paso

  • Indicar ubicaciones en el sistema

  • Resolver dudas sobre funcionalidades

  • Proporcionar mejores prácticas

  • Ayudar con navegación

Lo que NO puede hacer

  • Acceder a tu información personal

  • Realizar acciones en tu cuenta

  • Modificar datos del sistema

  • Procesar pagos o transacciones

  • Conectarse a internet para información externa

Respuestas Predefinidas

El chatbot usa respuestas predefinidas basadas en:

  • Procesos documentados del sistema

  • Mejores prácticas establecidas

  • Experiencias comunes de usuarios

  • Guías oficiales del manual


Cuándo Contactar Soporte

Si el chatbot no puede resolver tu consulta, contacta al administrador del sistema cuando:

  • Tengas problemas de acceso o permisos

  • Los datos no se guarden correctamente

  • Encuentres errores técnicos

  • Los reportes no generen correctamente

  • Necesites configuraciones especiales

Información a Proporcionar

  • Descripción del problema - Qué está pasando

  • Pasos realizados - Qué intentaste hacer

  • Mensajes de error - Texto exacto del error

  • Módulo afectado - Dónde ocurre el problema


Preguntas Frecuentes sobre el Chatbot

P: ¿El chatbot aprende de mis preguntas? R: No, usa respuestas predefinidas basadas en conocimiento del sistema.

P: ¿Puede el chatbot ver mi información personal? R: No, solo proporciona información general sobre el sistema.

P: ¿Funciona el chatbot 24/7? R: Sí, está disponible mientras tengas acceso al sistema.

P: ¿Puedo hacer preguntas en inglés? R: El chatbot está configurado para responder en español solamente.


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