Cotizaciones

Acceso al Módulo

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Vista General

Funciones Principales

  • Crear cotizaciones profesionales

  • Calcular precios y descuentos

  • Seguimiento de estados

  • Generar documentos PDF

  • Convertir a proyectos/facturas

Crear Cotización

Nueva Cotización

  1. Haz clic en "Nueva Cotización"

  2. Completa la información del cliente:

Campo
Descripción
Requerido

Cliente

Nombre o empresa

Sí

Email

Correo electrónico

Sí

Teléfono

Número de contacto

No

Dirección

Ubicación del cliente

No

Proyecto

Descripción del trabajo

Sí

Fecha

Fecha de la cotización

Sí

Validez

Días de vigencia (30 por defecto)

Sí

  1. Agrega los items de la cotización

  2. Revisa totales y términos

  3. Guarda la cotización

Validaciones

  • El email debe tener formato válido

  • La fecha no puede ser anterior a hoy

  • Debe tener al menos un item

  • Los precios deben ser positivos

Agregar Items

Tipos de Items

  • Servicios - Trabajo profesional, consultoría

  • Productos - Materiales, equipos

  • Mano de Obra - Trabajo por horas/días

  • Gastos - Transporte, viáticos

Agregar Item

  1. En la cotización, haz clic en "Agregar Item"

  2. Completa los detalles:

    • Descripción - Qué se está cotizando

    • Cantidad - Número de unidades

    • Unidad - Medida (horas, piezas, m²)

    • Precio Unitario - Costo por unidad

    • Descuento - Porcentaje de descuento (opcional)

  3. El subtotal se calcula automáticamente

  4. Guarda el item

Cálculos Automáticos

  • Subtotal = Cantidad × Precio Unitario

  • Descuento = Subtotal × % Descuento

  • Total Item = Subtotal - Descuento

  • IVA = Total × 12% (si aplica)

  • Total General = Suma de todos los items + IVA

Gestión de Precios

Configuración de Precios

  • Precios Base - Costos estándar por servicio

  • Márgenes - Ganancia deseada por categoría

  • Descuentos - Promociones por cliente/volumen

  • IVA - Impuesto según normativa

Plantillas de Precios

  1. Crea plantillas para servicios comunes

  2. Define precios estándar

  3. Aplica automáticamente en cotizaciones

  4. Personaliza según el cliente

Niveles de Descuento

  • Cliente Nuevo - 0-5%

  • Cliente Frecuente - 5-10%

  • Cliente VIP - 10-15%

  • Cliente Corporativo - 15%+

Estados de Cotización

Flujo de Estados

Borrador → Enviada → Aprobada → En Ejecución
     ↓           ↓           ↓            ↓
   Eliminada   Rechazada   Revisión  Completada

Gestión de Estados

  • Borrador - En proceso de creación

  • Enviada - Enviada al cliente

  • Vista - Cliente ha visto la cotización

  • En Revisión - Cliente solicita cambios

  • Aprobada - Cliente acepta la cotización

  • Rechazada - Cliente rechaza

  • En Ejecución - Convertida a proyecto

Generar Documentos

Formato PDF

  1. Selecciona la cotización

  2. Haz clic en "Generar PDF"

  3. El documento incluye:

    • Información de la empresa

    • Datos del cliente

    • Detalle de items cotizados

    • Totales y cálculos

    • Términos y condiciones

    • Espacios para firmas

Personalización

  • Logo de empresa - Imagen corporativa

  • Colores - Esquema de la empresa

  • Términos - Condiciones específicas

  • Pie de página - Información de contacto

Envío por Email

  1. Genera el PDF

  2. Haz clic en "Enviar por Email"

  3. Personaliza el mensaje

  4. Adjunta documentos adicionales

  5. Envía al cliente

Seguimiento y Conversiones

Seguimiento de Estado

  • Dashboard de cotizaciones - Resumen visual

  • Tasa de conversión - % de aprobación

  • Tiempo de respuesta - Días para decisión

  • Valor promedio - Monto típico de cotización

Convertir a Proyecto

  1. Cotización debe estar Aprobada

  2. Haz clic en "Convertir a Proyecto"

  3. Se crea automáticamente:

    • Nuevo proyecto

    • Asignación de personal

    • Cronograma básico

    • Presupuesto del proyecto

Convertir a Factura

  1. Si el trabajo está completado

  2. Haz clic en "Facturar"

  3. Se genera factura con:

    • Mismos items y precios

    • Numeración correlativa

    • Cálculos de impuestos

    • Fechas de pago

Reportes de Cotizaciones

Tipos de Reportes

  • Cotizaciones por Estado - Distribución actual

  • Tasa de Conversión - Éxito de ventas

  • Análisis de Precios - Comparativa de márgenes

  • Clientes Potenciales - Seguimiento de leads

  • Productividad - Cotizaciones por período

Métricas Importantes

  • Tasa de Aprobación - % de cotizaciones aceptadas

  • Tiempo Promedio - Días desde envío hasta decisión

  • Valor Total - Monto de todas las cotizaciones

  • Tendencias - Crecimiento mes a mes

Búsqueda y Filtros

Opciones de Búsqueda

  • Por Número - ID de cotización

  • Por Cliente - Nombre o empresa

  • Por Fecha - Rango de fechas

  • Por Monto - Rango de valores

  • Por Estado - Filtro de estado actual

Filtros Avanzados

  • Cliente Frecuente - Solo clientes recurrentes

  • Cotizaciones Vencidas - Fuera de plazo

  • Alto Valor - Montos superiores a umbral

  • Pendientes de Seguimiento - Requieren acción

Consejos Útiles

Cotizaciones Exitosas

  • Sé específico en las descripciones

  • Incluye todos los costos relevantes

  • Presenta opciones (básica, completa, premium)

  • Define claramente qué incluye y qué no

  • Establece términos de pago claros

Seguimiento Efectivo

  • Haz seguimiento a los 3-5 días

  • Pregunta por dudas o aclaraciones

  • Mantén registro de conversaciones

  • Ajusta precios según feedback

  • Documenta razones de rechazo

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo modificar una cotización ya enviada? R: Sí, pero se crea una nueva versión. La original queda como historial.

P: ¿Cómo manejo las cotizaciones vencidas? R: Puedes renovarlas con nueva fecha de validez o crear una versión actualizada.

P: ¿Se puede cotizar en moneda extranjera? R: Actualmente solo en quetzales, pero puedes agregar nota con equivalencia.

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