Solicitudes de RRHH

Sistema avanzado de gestión de solicitudes de cambios en el personal con flujo de aprobación de dos niveles.

Acceso al Módulo

Navegación: Dashboard → Solicitudes RRHH URL: /dashboard/hr-requests

Vista General

Funciones Principales

  • Solicitar cambios en información de empleados

  • Aprobar/rechazar solicitudes (Gerentes y RRHH)

  • Seguimiento de solicitudes

  • Historial completo de cambios

  • Sistema de doble aprobación

Flujo de Aprobación

Solicitud → Gerente General → RRHH → Procesamiento Final

Tipos de Solicitudes

1. Agregar Empleado

Descripción: Solicitud para contratar nuevo personal Campos requeridos:

  • Información personal completa

  • Cargo y departamento

  • Salario inicial

  • Fecha de ingreso

2. Editar Empleado

Descripción: Modificar datos personales de empleado existente Campos editables:

  • Nombre

  • Cédula

  • Información de contacto

  • Fecha de nacimiento

3. Cambio de Salario

Descripción: Ajustar el salario de un empleado Información requerida:

  • Empleado objetivo

  • Salario actual

  • Nuevo salario propuesto

  • Justificación del cambio

4. Cambio de Posición

Descripción: Promover o reasignar cargo Datos necesarios:

  • Posición actual

  • Nueva posición

  • Fecha efectiva

  • Motivo del cambio

5. Cambio de Departamento

Descripción: Transferir empleado entre áreas Información incluida:

  • Departamento actual

  • Departamento destino

  • Fecha de transferencia

  • Supervisor actual y nuevo

6. Cambio de Estado

Descripción: Activar/desactivar empleado Estados disponibles:

  • Activo

  • Inactivo

  • Suspendido

  • En proceso de salida

Crear Nueva Solicitud

Proceso Paso a Paso

  1. Acceder al módulo

    • Ve a Solicitudes RRHH

    • Haz clic en "Nueva Solicitud"

  2. Seleccionar tipo de solicitud

    • Elige el tipo de cambio requerido

    • El formulario se adaptará automáticamente

  3. Completar información

    • Título: Resumen breve de la solicitud

    • Descripción: Detalles y justificación

    • Empleado objetivo: Si aplica

    • Datos propuestos: Información nueva/modificada

  4. Enviar solicitud

    • Revisa toda la información

    • Haz clic en "Enviar Solicitud"

    • Recibirás confirmación de envío

Validaciones del Sistema

  • Todos los campos obligatorios completados

  • Empleado objetivo existe (si aplica)

  • Datos propuestos válidos

  • Usuario tiene permisos para el tipo de solicitud

Estados de Solicitud

🟡 Pendiente

  • Descripción: Recién creada, esperando primera aprobación

  • Siguiente paso: Revisión por Gerente General

  • Acciones disponibles: Ver detalles

🔵 Aprobada por Gerente General

  • Descripción: Gerente General aprobó, esperando RRHH

  • Siguiente paso: Revisión por departamento de RRHH

  • Acciones disponibles: Ver detalles, comentarios

🟢 Aprobada por RRHH

  • Descripción: RRHH aprobó, lista para procesamiento

  • Siguiente paso: Aplicar cambios automáticamente

  • Acciones disponibles: Ver historial completo

✅ Aprobada (Final)

  • Descripción: Procesada exitosamente, cambios aplicados

  • Estado final: Completada

  • Resultado: Cambios reflejados en el sistema

❌ Rechazada

  • Descripción: Denegada en cualquier nivel de aprobación

  • Información adicional: Razón del rechazo

  • Opciones: Crear nueva solicitud corregida

Panel de Aprobaciones

Para Gerentes Generales

Acceder a Solicitudes Pendientes

  1. Ve a Solicitudes RRHH

  2. Filtra por "Pendientes"

  3. Revisa cada solicitud en detalle

Proceso de Revisión

  1. Examinar solicitud

    • Tipo de cambio solicitado

    • Justificación proporcionada

    • Impacto en la organización

    • Datos actuales vs propuestos

  2. Tomar decisión

    • Aprobar: Envía a RRHH para revisión final

    • Rechazar: Proporciona motivo detallado

    • Comentar: Agregar observaciones

  3. Confirmar acción

    • Revisa la decisión

    • Confirma aprobación/rechazo

    • El sistema notifica automáticamente

Para RRHH

Solicitudes Aprobadas por GM

  • Filtrar por "Aprobada por GM"

  • Revisión desde perspectiva de RRHH

  • Validación final antes de aplicar

Proceso de Aprobación Final

  1. Verificar datos

    • Consistency con políticas de RRHH

    • Cumplimiento normativo

    • Impacto en nómina y beneficios

  2. Aprobar procesamiento

    • Los cambios se aplican automáticamente

    • Se actualiza la base de datos

    • Se genera registro de auditoría

Búsqueda y Filtros

Opciones de Búsqueda

  • Por título: Busca en títulos de solicitudes

  • Por solicitante: Encuentra solicitudes por usuario

  • Por empleado objetivo: Busca cambios específicos

  • Por fecha: Rango de fechas de solicitud

Filtros Disponibles

Por Estado

  • Todas las solicitudes

  • Pendientes

  • Aprobadas por GM

  • Aprobadas por RRHH

  • Completadas

  • Rechazadas

Por Tipo

  • Todas

  • Agregar empleado

  • Editar empleado

  • Cambio de salario

  • Cambio de posición

  • Cambio de departamento

  • Cambio de estado

Por Período

  • Última semana

  • Último mes

  • Últimos 3 meses

  • Año actual

  • Rango personalizado

Historial y Auditoría

Registro Completo

Cada solicitud mantiene registro de:

  • Creación: Fecha, hora, solicitante

  • Modificaciones: Cambios realizados

  • Aprobaciones: Fechas y responsables

  • Comentarios: Observaciones de aprobadores

  • Procesamiento: Cuándo se aplicaron cambios

Información de Auditoría

  • Quién: Usuario que realizó cada acción

  • Cuándo: Timestamp exacto de cada evento

  • Qué: Descripción detallada del cambio

  • Por qué: Comentarios y justificaciones

Trazabilidad

  • Seguimiento completo del ciclo de vida

  • Enlaces a empleados afectados

  • Referencias a otros sistemas (nómina, permisos)

  • Backup de datos anteriores

Notificaciones

Empleados Reciben

  • Confirmación de solicitud creada

  • Notificaciones de aprobación/rechazo

  • Información cuando cambios son aplicados

  • Recordatorios de solicitudes pendientes

Gerentes Reciben

  • Nueva solicitud para revisión

  • Solicitudes por vencer

  • Recordatorios de pendientes

  • Resumen semanal de actividad

RRHH Recibe

  • Solicitudes aprobadas por GM

  • Solicitudes que requieren atención

  • Reportes de cambios procesados

  • Alertas de compliance

Reportes

Tipos de Reportes

Reporte de Actividad

  • Solicitudes por período

  • Estado de solicitudes

  • Tiempo promedio de procesamiento

  • Tipos más comunes de solicitudes

Reporte de Aprobaciones

  • Solicitudes por aprobador

  • Ratio de aprobación/rechazo

  • Tiempo de respuesta por nivel

  • Comentarios y feedback

Reporte de Cambios

  • Cambios aplicados por tipo

  • Impacto en la organización

  • Tendencias de solicitudes

  • Análisis de departamentos

Generar Reportes

  1. Ve a "Reportes de RRHH"

  2. Selecciona tipo de reporte

  3. Define parámetros (fechas, filtros)

  4. Genera y descarga (PDF/Excel)

Integración con Otros Módulos

Con Empleados

  • Cambios se reflejan automáticamente

  • Historial vinculado al perfil

  • Consistencia de datos garantizada

Con Nómina

  • Cambios salariales se actualizan

  • Nuevos empleados se integran

  • Cálculos ajustados automáticamente

Con Vacaciones

  • Saldos calculados para nuevos empleados

  • Transferencias entre departamentos

  • Ajustes por cambios de estado

Con Reportes

  • Datos incluidos en reportes generales

  • Métricas de cambios organizacionales

  • Análisis de tendencias de personal

Consejos y Mejores Prácticas

Para Solicitantes

  • Justifica claramente: Proporciona motivos sólidos

  • Documentación completa: Incluye toda información relevante

  • Timing apropiado: Considera fechas efectivas realistas

  • Comunicación: Mantén informados a los supervisores

Para Aprobadores

  • Revisión completa: Examina todos los aspectos

  • Decisiones oportunas: No retrasas el proceso

  • Comentarios constructivos: Proporciona feedback útil

  • Consistencia: Aplica criterios uniformes

Para RRHH

  • Verificación normativa: Asegura cumplimiento

  • Documentación: Mantén registros completos

  • Comunicación: Informa resultados claramente

  • Seguimiento: Monitorea implementación

Configuración Avanzada

Permisos por Rol

  • Administradores: Acceso completo

  • Gerentes: Crear y aprobar primer nivel

  • RRHH: Aprobación final y administración

  • Empleados: Solo crear solicitudes propias

Flujos Personalizados

  • Configurar aprobadores por departamento

  • Establecer límites de autorización

  • Definir campos obligatorios por tipo

  • Configurar notificaciones automáticas

Políticas de Empresa

  • Límites salariales por nivel

  • Restricciones de cambio de departamento

  • Períodos de evaluación requeridos

  • Documentación obligatoria

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo cancelar una solicitud ya enviada? R: Solo si está en estado "Pendiente". Contacta a RRHH para estados posteriores.

P: ¿Cuánto tiempo toma el proceso de aprobación? R: Típicamente 3-5 días hábiles, dependiendo de la complejidad.

P: ¿Puedo ver el historial de cambios de un empleado? R: Sí, en el perfil del empleado se muestra el historial completo.

P: ¿Qué pasa si una solicitud es rechazada? R: Puedes crear una nueva solicitud con las correcciones sugeridas.

P: ¿Los cambios se aplican inmediatamente tras la aprobación? R: Sí, una vez aprobada por RRHH, los cambios son automáticos.

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