Facturas

Acceso al Módulo

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Vista General

Funciones Principales

  • Emitir facturas oficiales

  • Control de pagos y cobranza

  • Seguimiento de estados

  • Generar documentos legales

  • Reportes financieros

Crear Factura

Nueva Factura

  1. Haz clic en "Nueva Factura"

  2. Selecciona el tipo:

    • Factura - Venta de productos/servicios

    • Nota de Débito - Cargos adicionales

    • Nota de Crédito - Devoluciones/descuentos

  3. Completa información del cliente:

Campo
Descripción
Requerido

Cliente

Nombre o razón social

Sí

NIT

Número de identificación tributaria

Sí

Dirección

Dirección fiscal

Sí

Email

Correo para envío

No

Fecha

Fecha de emisión

Sí

Vencimiento

Fecha límite de pago

Sí

Condiciones

Términos de pago

No

  1. Agrega los productos/servicios

  2. Revisa cálculos de impuestos

  3. Emite la factura

Validaciones

  • NIT debe tener formato válido

  • Fecha de vencimiento posterior a emisión

  • Debe incluir al menos un item

  • Precios deben ser positivos

Items de Factura

Agregar Productos/Servicios

  1. En la factura, haz clic en "Agregar Item"

  2. Completa la información:

    • Código - SKU o identificador

    • Descripción - Detalle del producto/servicio

    • Cantidad - Número de unidades

    • Precio Unit. - Precio por unidad

    • Descuento - Descuento aplicado (%)

    • Exento IVA - Si aplica exención

  3. Los cálculos se actualizan automáticamente

Cálculos Automáticos

Subtotal = Cantidad × Precio Unitario
Descuento = Subtotal × % Descuento
Base Gravable = Subtotal - Descuento
IVA = Base Gravable × 12%
Total = Base Gravable + IVA

Productos desde Inventario

  • Selecciona productos del inventario

  • Precios se cargan automáticamente

  • Stock se actualiza al emitir factura

  • Control de existencias integrado

Estados de Factura

Flujo de Estados

Borrador → Emitida → Pagada
     ↓           ↓          ↓
   Anulada   Vencida  Cerrada

Gestión de Estados

  • Borrador - En proceso de creación

  • Emitida - Factura oficial generada

  • Enviada - Enviada al cliente

  • Pagada - Cobro registrado

  • Vencida - Pasó fecha límite sin pago

  • Anulada - Cancelada oficialmente

Control de Pagos

Registrar Pago

  1. Selecciona la factura emitida

  2. Haz clic en "Registrar Pago"

  3. Completa la información:

    • Fecha - Cuándo se recibió el pago

    • Monto - Cantidad pagada

    • Método - Efectivo, cheque, transferencia

    • Referencia - Número de transacción

    • Banco - Entidad financiera (si aplica)

  4. Confirma el registro

Pagos Parciales

  • Se pueden registrar múltiples pagos

  • El sistema calcula saldo pendiente

  • Alertas para seguimiento de cobros

  • Historial completo de pagos

Métodos de Pago

  • Efectivo - Pago en efectivo

  • Transferencia - Depósito bancario

  • Cheque - Pago con cheque

  • Tarjeta - Pago con tarjeta

  • Digital - Billeteras electrónicas

Documentos Legales

Factura Oficial

El PDF generado incluye:

  • Datos de la empresa - NIT, dirección, teléfono

  • Información del cliente - Datos completos

  • Detalle de items - Productos/servicios

  • Cálculos - Subtotales, descuentos, IVA

  • Pie legal - Texto requerido por SAT

  • Numeración - Serie y número correlativo

Autorizaciones SAT

  • Serie autorizada - Según registro SAT

  • Rango de numeración - Del-al autorizado

  • Fecha límite - Vigencia de autorización

  • Resolución - Número de resolución SAT

Anulación de Facturas

  1. Solo facturas no pagadas

  2. Requiere justificación

  3. Se genera documento de anulación

  4. Reportar a SAT según normativa

Reportes Financieros

Tipos de Reportes

  • Ventas por Período - Ingresos por fechas

  • Estado de Cuentas - Facturas pendientes

  • Cobranza - Análisis de pagos

  • IVA - Declaración mensual

  • Clientes - Ventas por cliente

Libro de Ventas

  • Registro cronológico de facturas

  • Información requerida por SAT

  • Exportación para contabilidad

  • Base para declaraciones

Análisis de Cobranza

  • Cartera por Antigüedad - 0-30, 31-60, 60+ días

  • Monto Total Pendiente - Saldo por cobrar

  • Clientes Morosos - Pagos vencidos

  • Tendencias - Comportamiento de cobro

Búsqueda y Filtros

Opciones de Búsqueda

  • Por Número - Serie y correlativo

  • Por Cliente - Nombre o NIT

  • Por Fecha - Emisión o vencimiento

  • Por Monto - Rango de valores

  • Por Estado - Pagada, pendiente, vencida

Filtros Especiales

  • Facturas Vencidas - Pagos atrasados

  • Alto Valor - Montos significativos

  • Clientes Específicos - Por empresa

  • Período Fiscal - Por mes/año

Alertas y Notificaciones

Alertas Automáticas

  • Próximas a vencer - 3 días antes del vencimiento

  • Vencidas - Facturas no pagadas

  • Pagos recibidos - Confirmación de cobro

  • Metas de ventas - Objetivos alcanzados

Configurar Alertas

  1. Ve a "Configuración"

  2. Define umbrales de alerta:

    • Días antes del vencimiento

    • Monto mínimo para alerta

    • Frecuencia de recordatorios

  3. Selecciona destinatarios

  4. Guarda configuración

Envío Electrónico

Email de Facturas

  1. Genera la factura en PDF

  2. Haz clic en "Enviar por Email"

  3. Personaliza el mensaje:

    • Asunto profesional

    • Cuerpo del mensaje

    • Documentos adjuntos

    • Copia a otros destinatarios

  4. Envía al cliente

Plantillas de Email

  • Factura Nueva - Envío inicial

  • Recordatorio de Pago - Follow-up

  • Confirmación de Pago - Agradecimiento

  • Factura Vencida - Cobranza

Consejos Útiles

Facturación Eficiente

  • Emite facturas inmediatamente al entregar

  • Verifica datos del cliente antes de emitir

  • Mantén numeración correlativa

  • Respalda todas las facturas emitidas

  • Reconcilia pagos diariamente

Cobranza Efectiva

  • Envía recordatorios antes del vencimiento

  • Mantén comunicación cordial

  • Ofrece facilidades de pago si es necesario

  • Registra todos los compromisos

  • Evalúa crédito de clientes nuevos

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo modificar una factura ya emitida? R: No, debes anularla y crear una nueva, o emitir nota de crédito/débito.

P: ¿Cómo manejo las devoluciones? R: Emite una nota de crédito por el valor devuelto.

P: ¿Se puede facturar sin NIT? R: Sí, para consumidor final usar NIT: C/F.

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