Preguntas Frecuentes
Acceso y Seguridad
P: ¿Cómo obtengo acceso al sistema? R: El administrador debe crear tu cuenta. Recibirás un email con tus credenciales iniciales.
P: ¿Qué hago si olvido mi contraseña? R: Haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?" en la pantalla de login y sigue las instrucciones.
P: ¿Puedo cambiar mi contraseña? R: Sí, ve a tu perfil de usuario y selecciona "Cambiar Contraseña".
P: ¿El sistema cierra mi sesión automáticamente? R: Sí, por seguridad se cierra después de un período de inactividad.
P: ¿Pueden varios usuarios usar la misma cuenta? R: No recomendado. Cada usuario debe tener su propia cuenta para auditoría y seguridad.
Gestión de Empleados
P: ¿Puedo eliminar un empleado? R: No se eliminan, se marcan como "Inactivos" para mantener el historial laboral.
P: ¿La cédula debe ser única? R: Sí, cada empleado debe tener una cédula diferente en el sistema.
P: ¿Cómo cambio el salario de un empleado? R: Edita el empleado y modifica el campo salario. El cambio aplica desde la próxima nómina.
P: ¿Los empleados pueden ver su información? R: Depende de los permisos asignados por el administrador del sistema.
P: ¿Cómo corrijo un error en los datos de un empleado? R: Usa el botón "Editar" junto al empleado y modifica la información necesaria.
Nómina y Pagos
P: ¿Cómo se calculan las deducciones? R: IGSS (4.83%), ISR (según tabla vigente), y otros descuentos configurados.
P: ¿Puedo modificar una nómina ya procesada? R: Solo antes de confirmarla. Una vez confirmada, requiere crear una nómina correctiva.
P: ¿Cómo manejo empleados que ingresan a medio mes? R: El sistema calcula automáticamente el prorrateo según la fecha de ingreso.
P: ¿Se pueden hacer pagos parciales de nómina? R: Sí, registra anticipos que se descontarán en la nómina final.
P: ¿Cuándo se debe generar la nómina? R: Según la política de la empresa, generalmente al final de cada mes.
Vacaciones
P: ¿Cuántos días de vacaciones tengo? R: 15 días al año (menos de 5 años de antigüedad) o 20 días (5+ años).
P: ¿Puedo tomar vacaciones por horas? R: No, el sistema maneja solo días completos de vacaciones.
P: ¿Qué pasa con días no utilizados al final del año? R: Según política de la empresa, pueden perderse o pagarse.
P: ¿Puedo cancelar vacaciones ya aprobadas? R: Sí, contacta a RRHH. Los días se reintegrarán a tu saldo.
P: ¿Con cuánta anticipación debo solicitar vacaciones? R: Según política interna, generalmente con 15 días de anticipación.
Inventario
P: ¿Puedo eliminar un producto del inventario? R: No se elimina, se marca como inactivo para mantener el historial.
P: ¿Cómo corrijo un error en el stock? R: Usa un movimiento de "Ajuste" para corregir la cantidad.
P: ¿Se puede configurar reorden automático? R: Actualmente no, pero las alertas te notifican cuando reabastecer.
P: ¿Por qué aparece "Stock Bajo"? R: Cuando la cantidad actual es igual o menor al stock mínimo configurado.
P: ¿Cómo transfiero productos entre ubicaciones? R: Usa la función "Transferir" en el producto para moverlo entre almacenes.
Proyectos
P: ¿Puedo modificar un proyecto ya completado? R: No, pero puedes crear un proyecto de continuación o corrección.
P: ¿Cómo manejo cambios solicitados por el cliente? R: Registra como nuevo presupuesto y ajusta fechas del cronograma.
P: ¿Se pueden tener subproyectos? R: Usa tareas detalladas para dividir el trabajo en partes manejables.
P: ¿Qué pasa si un proyecto se atrasa? R: Actualiza las fechas estimadas y notifica a los stakeholders.
P: ¿Puedo asignar el mismo empleado a múltiples proyectos? R: Sí, pero considera la capacidad y disponibilidad del empleado.
Cotizaciones
P: ¿Puedo modificar una cotización ya enviada? R: Sí, pero se crea una nueva versión. La original queda como historial.
P: ¿Cómo manejo cotizaciones vencidas? R: Puedes renovarlas con nueva fecha de validez o crear una versión actualizada.
P: ¿Se puede cotizar en moneda extranjera? R: Actualmente solo en quetzales, pero puedes agregar nota con equivalencia.
P: ¿Cuánto tiempo son válidas las cotizaciones? R: Por defecto 30 días, pero puedes configurar el período deseado.
P: ¿Cómo convierto una cotización en factura? R: Una vez aprobada, usa el botón "Facturar" para generar la factura.
Facturas
P: ¿Puedo modificar una factura ya emitida? R: No, debes anularla y crear una nueva, o emitir nota de crédito/débito.
P: ¿Cómo manejo devoluciones? R: Emite una nota de crédito por el valor devuelto.
P: ¿Se puede facturar sin NIT? R: Sí, para consumidor final usar NIT: C/F.
P: ¿Qué hago si una factura queda vencida? R: Registra el pago cuando se reciba, o inicia proceso de cobranza.
P: ¿Cómo anulo una factura? R: Solo facturas no pagadas pueden anularse desde el sistema.
Reportes
P: ¿Los reportes se actualizan en tiempo real? R: Sí, reflejan la información más reciente de la base de datos.
P: ¿Puedo personalizar los reportes? R: Sí, puedes modificar filtros, rangos de fechas y formato de salida.
P: ¿Hay límite en la cantidad de datos a exportar? R: No, pero archivos muy grandes pueden tardar más en generarse.
P: ¿Los reportes incluyen gráficos? R: Algunos reportes incluyen gráficos, especialmente en formato PDF.
P: ¿Puedo programar reportes automáticos? R: Sí, configura reportes programados para envío automático por email.
Chatbot y Soporte
P: ¿El chatbot aprende de mis preguntas? R: No, usa respuestas predefinidas basadas en el conocimiento del sistema.
P: ¿Puede el chatbot acceder a mi información? R: No, solo proporciona información general sobre el uso del sistema.
P: ¿Qué hago si el chatbot no puede ayudarme? R: Contacta al administrador del sistema para soporte personalizado.
P: ¿El chatbot funciona 24/7? R: Sí, está disponible mientras tengas acceso al sistema.
Problemas Técnicos
P: ¿Por qué la página se carga lentamente? R: Puede ser conexión a internet lenta o muchos usuarios simultáneos.
P: ¿Qué navegadores son compatibles? R: Chrome, Firefox, Safari y Edge en sus versiones más recientes.
P: ¿Funciona en dispositivos móviles? R: Sí, el sistema es responsive y funciona en tablets y móviles.
P: ¿Qué hago si aparece un error? R: Anota el mensaje de error exacto y contacta al administrador.
P: ¿Se hacen respaldos de la información? R: Sí, se realizan respaldos automáticos periódicos de toda la información.
Configuración y Personalización
P: ¿Puedo cambiar el tema del sistema? R: Sí, usa el botón de sol/luna para alternar entre modo claro y oscuro.
P: ¿Se puede configurar el idioma? R: Actualmente solo está disponible en español.
P: ¿Puedo personalizar los campos de los formularios? R: Solo el administrador puede modificar la configuración de campos.
P: ¿Cómo configuro notificaciones? R: Ve a la configuración de tu perfil para gestionar alertas y notificaciones.
Mantenimiento
P: ¿Cuándo se actualiza el sistema? R: Las actualizaciones se programan fuera del horario laboral para minimizar interrupciones.
P: ¿Se pierden datos durante actualizaciones? R: No, se realizan respaldos antes de cualquier actualización del sistema.
P: ¿Cómo reporto un error o sugiero mejoras? R: Contacta al administrador del sistema con detalles específicos.
P: ¿Hay manual de usuario impreso? R: Este manual digital es la versión más actualizada disponible.
Contacto y Soporte
P: ¿A quién contacto para soporte técnico? R: Al administrador del sistema de tu empresa o departamento de IT.
P: ¿Hay soporte fuera de horario laboral? R: Depende de la política de soporte de tu empresa.
P: ¿Cómo solicito nuevas funcionalidades? R: Presenta la solicitud al administrador con justificación del negocio.
P: ¿Hay capacitación disponible? R: Consulta con tu administrador sobre sesiones de capacitación.
Mejores Prácticas
P: ¿Con qué frecuencia debo actualizar la información? R: Actualiza datos inmediatamente cuando cambien para mantener precisión.
P: ¿Cómo mantengo segura mi cuenta? R: Usa contraseña fuerte, no la compartas, y cierra sesión al terminar.
P: ¿Qué información debo respaldar localmente? R: El sistema mantiene respaldos, pero puedes exportar reportes importantes.
P: ¿Cómo optimizo el rendimiento del sistema? R: Cierra pestañas innecesarias y usa filtros para limitar resultados.
¿No encontraste la respuesta que buscas? Usa el Asistente Chatbot o contacta al administrador del sistema.
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